Консалтинговый проект и автоматизация туристической компании ООО "Стелла" на базе "1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ"

Туристическая компания «Стелла» является одним из лидеров туристического бизнеса в Республике Карелия со значительным штатом сотрудников и солидной материально-технической базой. Увеличение потока туристов в 2009-2010 г.г., расширение спектра предоставляемых услуг, организация которых потребовала расширения материально-технической базы, способствовали созданию такой системы учета, которая бы соответствовала новым требованиям эффективной деятельности компании.
На момент обращения в компанию «ИЛВЕС Консалтинг» регистрация заявок клиентов, учет ТМЦ, а также планирование деятельности и финансов велся в Excel, а выписка бухгалтерских документов в 1С:Бухгалтерия 7.7. Разумеется, в период «высокого сезона» с ростом компании данный вид учета давал сбой: электронные таблицы были не всегда согласованы между собой, а обмена с базой данных 1С:Бухгалтерия 7.7 не могло быть и речи. Данная система позволяла фиксировать доходы и расходы и вести учет по статьям доходов и расходов, однако, свод фактических данных для анализа и сравнения с планами был крайне затруднен. Для того чтобы сопоставить фактические и плановые данные требовалась дополнительная работа сотрудников компании продолжительностью около двух недель, а точность таких данных всегда содержала поправку на «человеческий фактор», т.е. данные, собранные вручную, можно было назвать точными только с определенной долей вероятности.

Таким образом, в компании был выявлен ряд основных проблем:

• отсутствие сведений о финансовом состоянии компании в реальном режиме времени, которые нужны для принятия управленческих решений. 
• трудности анализа существующей клиентской базы и получения актуальной информации в оперативном режиме для осуществления клиентоориентированной стратегии компании.
• нерегламентированный учет товарно-материальных ценностей, в т.ч. дорогостоящего снаряжения, которое проистекало из того, что вести документооборот по учету ТМЦ в электронных таблицах при таких объемах деятельности и динамичности работы было невозможно. 

Проанализировав положение дел в компании, руководство компании приняло решение начать проект по автоматизации планирования и учета. Для эффективной деятельности компании требовалась современная система учета с единой структурированной информационной базой. Компания "Стелла" обратилась за помощью к специалистам компании «ИЛВЕС Консалтинг», которые проявили индивидуальный подход в решении проблем и оперативно представили проект автоматизации компании.
С точки зрения архитектуры решения была выбрана платформа 1С:Предприятие 8. В связи с тем, что отраслевого решения с учетом специфики туристического бизнеса и комплексного характера выполнения задач на момент старта проекта не существовало, было принято решение проводить внедрение на базе следующих программных продуктов: «1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами 8», «1С:Бухгалтерия 8» и модулей «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» и «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», имеющие статус (сертификат) 1С:Совместимо». 

В проекте по автоматизации были поставлены задачи ввести в компании стандарты управленческого учета, обеспечить сотрудников компании удобным и надежным инструментом для оперативной работы, а именно:

• Ведение планирования и управленческого учета в единой информационной базе по единым статьям доходов и расходов с целью получения бюджета доходов и расходов и финансового результата по видам деятельности по плану и факту. Получение бюджета движения денежных средств сопоставимых по части статей с бюджетом доходов и расходов;
• Ведение платежного календаря, оперативное управление выплатами с помощью платежного календаря от заявок на расходование денежных средств до осуществления и контроля выплат;
• Автоматизация работы управления взаимоотношениями с клиентами;
• Автоматизация складского учета и документооборота по учету движения ТМЦ.

Для реализации поставленных задач была необходима интеграция выбранных программных продуктов. Благодаря тому, что все программные продукты построены на платформе 1С:Предприятие, интеграция их в единую информационную базу была проведена без труда и позволила всем сотрудникам использовать возможности всего функционала.
Работа по постановке управленческого учета состояла из нескольких этапов:

• Постановка задачи – этап, включающий анализ деятельности компании для постановки технического задания проекта. Была проведена тщательная работа по структурированию справочников доходов и расходов и движения денежных средств. Необходимо было составить аналитику, посредством которой планировалось собирать финансовый результат компании в разрезе видов деятельности. В результате первого этапа проекта были согласованы положения работы, регламентирующие будущую автоматизированную систему. Эти положения во многом прояснили представление сотрудников нашей компании о работе в новой автоматизированной системе.
• Предварительная настройка системы. На данном этапе была выполнена первоначальная настройка системы, объединение всех конфигураций и создание единой информационной базы. Для облегчения работы сотрудников компании было произведено первоначальное наполнение информационной базы данными, которые можно было автоматически загрузить из существующих систем учета: таблиц Excel и базы данных 1С:Бухгалтерия 7.7. в соответствии с логикой, определенной на этапе постановки задачи.Во время данного этапа специалистами компании ИЛВЕС Консалтинг» был составлен ряд отчетов, отражающих плановые и фактические данные. Например, «Бюджет доходов и расходов», «Бюджет движения денежных средств», а так же еще около 20 отчетов. Для быстрой работы сотрудников и оперативной обработки заявок, что особенно важно во время «высокого сезона», были исследованы печатные формы первичных документов, таких как «Бронирование», «Счет», «Акт оказания услуг» и откорректированы их печатные формы. Таким образом, на этапе предварительной настройки системы была сформирована база данных, которая позволила вести оперативный учет в компании: обслуживать запросы клиентов, учитывать и передавать товарно-материальные ценности, обеспечивать оприходование и выплаты, как наличных, так и безналичных денежных средств.

• Ввод в эксплуатацию. Сложность данному этапу придавало то обстоятельство, что ни один сотрудник компании (кроме главного бухгалтера) не имел опыта работы с системой программ «1С:Предприятие». 

Именно поэтому при внедрении системы было принято решение провести обучение сотрудников непосредственно в процессе работы, что потребовало, постоянного присутствия специалистов компании «ИЛВЕС Консалтинг». Благодаря проведенному обучению и регулярному сопровождению системы, этап ввода в эксплуатацию системы, прошел интересно и плодотворно.
Необходимо отметить, что, не смотря на неопытность сотрудников в использовании систем, все необходимые изменения вносились оперативно, что свидетельствует о большой дружественности программных средств к пользователю. Этот факт стал основополагающим в успешном внедрении системы и в последующей работе пользователей с системой.
Ниже перечислены некоторые усовершенствования, которые привнесла система в работу менеджеров компании: 

← Все внедрения